Informointitiedote opiskelijalle Koski-tietovarannosta

Valtakunnallisten opinto- ja tutkintorekisterien Koski-tietovarantoon on mahdollista tallentaa vapaassa sivistystyössä hankitun osaamisen opintosuoritustiedot.

Jyväskylän kesäyliopisto on päättänyt tarjota osassa koulutuksista osallistujille mahdollisuuden tallentaa suoritustiedon osaksi valtakunnallista Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoa (Koski-palvelu). Mikäli suoritustietojen tallentaminen Koski-tietovarantoon on koulutuksen / kurssin osalta mahdollista, kerrotaan tästä ilmoittautumisjärjestelmän kurssitiedoissa.

Koulutuksen suoritustietojen tallentamisella tavoitellaan opiskelijan edun toteutumista tekemällä osaaminen näkyväksi. Koski-tietovarantoon tallennetut vapaan sivistystyön vapaatavoitteisten koulutusten tiedot ovat ensisijaisesti vain opiskelijan tarkasteltavissa Oma Opintopolku -palvelussa. Opiskelija voi palvelua käyttämällä ja omalla suostumuksella jakaa tietovarannossa olevaa koulutustietoa kolmansille osapuolille.

  • Suoritustiedon tallentaminen tehdään vain, mikäli opiskelija tätä itse haluaa ja antaa siihen suostumuksensa kirjallisesti.
  • Suostumus tai suoritustiedon tallentaminen ei ole edellytys koulutukseen osallistumiselle. 

Koulutusten arviointikriteeri on hyväksytty/hylätty TAI numeroasteikolla 1-5 (käytettävä arviointikriteeri kerrotaan kurssitiedoissa). Mikäli opiskelija saa hylätyn arvioinnin, suorituksen tietoja ei viedä osaksi valtakunnallista rekisteriä, vaikka suostumus tietojen siirtoon olisi annettu.

Oppilaitos tekee seuraavat toimenpiteet, mikäli on saanut opiskelijalta suostumuksen

  • Arvioi opiskelijan suorituksen viimeistään kurssin tai koulutuskokonaisuuden päätyttyä
  • Siirtää opiskelijan suoritustiedon osaksi Opetuksen ja koulutuksen rekisteriä
  • Tallentaa opiskelijan antaman suostumuksen pysyvästi

Mitä tietoja suoritustiedon tallentamisen yhteydessä käsitellään?

Jyväskylän kesäyliopisto tallentaa opiskelijan suostumuksella seuraavat tiedot Koskeen:

  1. koulutuksen nimi ja koulutuksen laajuus;
  2. koulutuksen päättymispäivä;
  3. osaamisen arviointi.

Opiskelija, tai alaikäisen opiskelijan osalta huoltaja, antaa kirjallisen suostumuksensa tietojen tallentamiseksi ilmoittautumisen yhteydessä tai viimeistään koulutuksen alkaessa oppilaitoksen ylläpitäjän tarkemmin ohjeistamalla tavalla (kuvataan tarkemmin kurssitiedoissa, mikäli arvioinnin tallennus Koski-tietovarantoon on mahdollista). 

Jyväskylän kesäyliopiston tallentamien tietojen lisäksi Opetushallitus tallentaa opiskelijasta oppijanumeron edellyttämät tiedot Koski-rekisterin ylläpitäjän roolissa. Oppijanumero on Opetushallituksen antama pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin Opetushallituksen palveluissa. Oppijanumerosta säädetään laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä (3 §).

Oppijanumeron muodostamisessa opiskelijasta tallentuu oppijanumerorekisteriin seuraavat tiedot:

  1. nimi
  2. oppijanumero
  3. henkilötunnus
  4. kansalaisuus
  5. sukupuoli
  6. äidinkieli
  7. tarpeelliset yhteystiedot

Opiskelijan henkilötunnuksen kautta kansalaisuutta, sukupuolta, äidinkieltä, kotikuntaa ja yhteystietoja koskevat ajantasaiset tiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta. Henkilötunnuksettoman henkilön osalta oppilaitos tallentaa henkilön kansalaisuuden, sukupuolen ja äidinkielen oppijanumerorekisteriin.

Jyväskylän kesäyliopiston ylläpitäjä Jyväskylän kesäyliopistoyhdistys ry tarjoaa mahdollisuutta tallentaa vapaassa sivistystyössä hankitun osaamisen opintosuoritustieto Koski-rekisteriin 1.8.2021 lähtien.

Rekisterinpitäjät

Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjinä vapaan sivistystyön vapaatavoitteisten tietojen osalta toimivat Opetushallitus ja vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjät. Opetushallituksen yhteyssähköposti rekisteriin liittyvissä asioissa on koski@opintopolku.fi, ja tietosuojaseloste sisältää ajantasaisen tiedon Opetushallituksen tietosuojavastaavasta.

Jyväskylän kesäyliopistoyhdistys ry:n tietosuojavastaavana toimii rehtori Leena Meriläinen (leena.s.merilainen@jyu.fi). Rekisterinpitäjänä toimiva Jyväskylän kesäyliopistoyhdistys ry on vastuussa siitä, että tallentaa tiedot valtakunnalliseen tietovarantoon ja että tiedot ovat oikein ja ajantasaiset.

Mikä on Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (Koski)?

Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (Koski) on kansallinen tietovaranto, jonka sisältämät tiedot on kuvattu rekisterin tietosuojaselostuksessa. Tietovarannosta säädetään lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) toisessa luvussa. Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjinä vapaan sivistystyön vapaatavoitteisten koulutuksen suoritustietojen osalta toimivat Opetushallitus ja vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjät. Koski-palvelun ylläpidosta vastaa Opetushallitus.

Tavoitteena opintosuoritusten tallentamisessa valtakunnalliseen rekisteriin on saada vapaassa sivistystyössä hankittu muu kuin tutkintotavoitteinen osaaminen näkyväksi. Vapaassa sivistystyössä järjestettävä vapaatavoitteinen tutkintoon johtamaton opiskelu tuo osallistujille monenlaista työelämässä ja vapaa-ajalla tarvittavaa osaamista, jonka tunnistamista ja tunnustamista rekisterillä pyritään parantamaan. Koski-tietovarantoon vapaassa sivistystyössä tallennettavia opintosuoritustietoja ei lähtökohtaisesti tulla käyttämään lakisääteisten viranomaistehtävien hoitamiseen, hallinnon toiminnan tehostamiseen, vapaan sivistystyön kehittämiseen ja päätöksentekoon sekä vapaan sivistystyön arviointiin, tilastointiin, seurantaan ja tutkimukseen. Tietovarannon tiedot ovat henkilölle itselleen käytettävissä Oman Opintopolun Omat opintosuoritukset -palveluna.

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain mukaan vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetun oppilaitoksen ylläpitäjän on tallennettava hyväksytty opintosuoritustieto valtakunnalliseen tietovarantoon, jos oppilaitoksen ylläpitäjä on päättänyt tarjota tietovarantoon tallentamista koulutukseen osallistuville opiskelijoille ja opiskelija suostuu tietojen tallentamiseen. Jyväskylän kesäyliopistoyhdistys ry päättää, mihin koulutuksiin ja mistä lähtien se alkaa tarjota tallentamismahdollisuutta.

Tietojen luovuttaminen ja opiskelijan mahdollisuus hallita tietoja

Suostumuksen perusteella valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettaviin vapaan sivistystyön suoritustietoihin ei sovelleta valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) tiedon luovuttamista koskevia säännöksiä. Näin ollen tietoja ei voida luovuttaa tietovarantoa koskevan lain nojalla muutoin kuin opiskelijan itsensä toimesta. Opiskelija voi Oma Opintopolku -palvelussa tarkastella omia koulutustietojaan sekä lähettää tietoja kolmannelle osapuolelle, mikäli itse niin haluaa.

Tämä tehdään Oma Opintopolku -palvelussa siten, että opiskelija luo hyperlinkin ja lähettää sen eteenpäin valitsemalleen yhteyshenkilölle, joka linkin aktivoituaan (klikkaamalla) näkee opiskelijan valitsemat koulutustiedot. Opiskelija voi lähettää linkin tietovarannossa oleviin tiettyihin opintosuorituksiinsa esimerkiksi oppilaitokselle tai työnantajalle. Palvelussa opiskelija voi myös poistaa linkin käytöstä ja näin vaikuttaa tietojen luovuttamiseen. Käytännössä linkin poistaminen varmistaa sen, ettei kolmas osapuoli enää pääse katsomaan luovutettuja tietoja.

Mikäli opiskelija haluaa hyödyntää opintosuoritustietojaan toisessa oppilaitoksessa, opiskelijan pitää itse huolehtia tietojen luovuttamisesta, koska opinto-ohjaajalla ei ole automaattisesti oikeutta päästä tarkastelemaan opiskelijan vapaassa sivistystyössä suorittamia, Koski-palveluun tallennettuja opintosuoritustietoja. Lisäksi opiskelija voi jatkossakin pyytää opistosta erillisen todistuksen vapaassa sivistystyössä suoritetusta koulutuksesta.

Opiskelija voi antaa palvelussa myös suostumuksensa tietojen luovuttamiseen kolmannelle osapuolelle, jonka kanssa Opetushallituksella on tietojenluovutussopimus. Mikäli mihinkään luovutukseen ei suostuta, tiedot ovat valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain mukaan vain henkilön itsensä, tiedot tallentaneen oppilaitoksen ylläpitäjän ja tietovarannon ylläpitäjän Opetushallituksen saatavilla. Viranomaisilla on kuitenkin tietyissä tilanteissa oikeus Koski-tietovarannossa oleviin tietoihin muun lainsäädännön nojalla. Esimerkiksi Tilastokeskuksella on tilastolain (280/2004) ja Kansaneläkelaitoksella opintotukilain (65/1994) nojalla oikeus saada tietovarannosta tietoja, jotka niillä on oikeus saada oppilaitoksen ylläpitäjältä.

Lisäksi Koski-palvelun ylläpitoon ja sen kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan Koski-palvelun sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen rekisterinpitäjän tehtäviin liittyvissä tiedonhuollollisissa tehtävissä.

Henkilötietojen säilytysaika

Lähtökohtana on, että vapaassa sivistystyössä hankittu opintosuoritusta koskeva tieto säilytetään Opetuksen ja koulutuksen tietovarannossa pysyvästi. Opiskelija voi kuitenkin halutessaan pyytää tiedon poistamista peruuttamalla jotakin koulutusta varten antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen tehdään ilmoittamalla suostumuksen peruuttamisesta Opetushallitukselle Oma Opintopolku -palvelun kautta. Mikäli opintosuoritusta ei ole käytetty esim. osaamisen tunnistamiseen ja tunnustamiseen oppilaitoksessa tai työnhaussa tai etuuden saamiseen, Opetushallitus aloittaa suostumuksen peruutuksen saatuaan toimet tietojen poistamiseksi. Jos opintosuoritusta on em. tavalla hyödynnetty, ei poistaminen ole enää mahdollista. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään kuitenkin aina pysyvästi. Lisäksi Opetushallitus ilmoittaa suostumuksen peruutuksesta oppilaitoksen ylläpitäjälle, joka merkitsee saamaansa suostumukseen tiedon peruutuksesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Opiskelijalla on oikeus saada tietoa omien henkilötietojensa käsittelystä sekä nähdä Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoon tallennetut henkilötiedot (Tietosuoja-asetus, 15 artikla), oikeus tietovarantoon merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla) sekä henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla). Opiskelijalla on lisäksi oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen artikla 21 mukaisesti ja peruuttaa antamansa suostumus lain Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereitä (884/2017) 9 d §:n nojalla sekä mahdollisesti oikeus tietojen poistamiseen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan nojalla. Lisäksi rekisteröidyllä opiskelijalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle. Samat oikeudet koskevat myös alaikäisen opiskelijan huoltajaa. Tarkemmat ohjeet oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät tietosuojaselosteesta, kts. kohta lisätiedot.

Lisätiedot